Zásady ochrany osobných údajov – aplikácia Dobšiná – Zamestnanci

1. Prevádzkovateľ

Zodpovedná osoba (DPO): Petra Dovalovská Urbanová, koordinátorka ochrany osobných údajov mesta, e-mail petra.dovalovska.urbanova@dobsina.sk, poštou na adresu: Mesto Dobšiná, SNP 554/20, 049 25 Dobšiná

Osobné údaje spracúvame podľa nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

2. Sprostredkovateľ

Aplikáciu a informačný systém mesta, s ktorým komunikuje, technicky prevádzkuje a aplikáciu v obchode Google Play zverejňuje v mene mesta sprostredkovateľ:

Brand Force s.r.o., Gunduličova 899/1, 811 05 Bratislava, IČO 52 415 325.

Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje len podľa pokynov mesta a na základe zmluvy podľa čl. 28 GDPR. Údaje sú uložené na serveroch v Európskej únii a neprenášajú sa do tretích krajín.

3. Ako aplikácia funguje

• Služobné konto zriaďuje a ruší správca informačného systému mesta. V aplikácii sa konto založiť nedá. Prihlásite sa služobným e-mailom alebo menom a heslom (prípadne s jednorazovým kódom druhého faktora).
• Aplikácia sprístupňuje údaje z informačného systému mesta: prehľad dňa, úlohy, kalendár s pozvánkami na porady, chat s kolegami, hlásenie porúch v meste, informácie o meste (oznamy, úradná tabuľa, kontakty) a schválenie prihlásenia do informačného systému.
• Aplikácia neobsahuje reklamu, nesleduje vás naprieč aplikáciami a nepredáva údaje nikomu.

4. Aké údaje spracúvame, na aký účel a na akom právnom základe

Aplikácia ďalej zobrazuje údaje, ktoré už sú v informačnom systéme mesta (napríklad telefónny zoznam úradu, oznamy, kontakty organizácií). Tieto údaje z telefónu nikam neodchádzajú.

Schválenie prihlásenia (podpisový kľúč telefónu)

Po prihlásení si aplikácia v zabezpečenom úložisku telefónu vytvorí podpisový kľúč. Súkromná časť kľúča nikdy neopustí telefón a dá sa použiť len po overení biometriou. Na server mesta sa odošle len verejná časť kľúča a názov zariadenia (výrobca a model), aby server vedel overiť, že prihlásenie schválil práve váš telefón. Keď sa prihlasujete do informačného systému na počítači, naskenujete QR kód, aplikácia vám ukáže, kto a odkiaľ sa prihlasuje (aplikácia, IP adresa, prehliadač), a vy prihlásenie schválite alebo odmietnete. Pri odhlásení sa kľúč z telefónu zmaže.

Fotografie

Aplikácia fotí len fotoaparátom na vašu výzvu a nečíta galériu. Pred odoslaním fotografiu zmenší a odstráni z nej všetky metadáta EXIF (polohu, model telefónu, čas snímky). Neodoslaná fotografia sa z telefónu maže po opustení formulára a pri odhlásení.

Poloha

Aplikácia zisťuje polohu len pri hlásení poruchy a len počas používania (nikdy na pozadí). Ak ste polohu povolili, je v hlásení predvyplnená a pred odoslaním ju môžete vypnúť. Ak povolíte len približnú polohu, odošle sa približná. Aplikácia nesleduje pohyb zamestnancov ani dochádzku.

5. Komu údaje poskytujeme

• Kolegom na mestskom úrade v rozsahu ich práce: účastníkom chatu a porád, zadávateľom a riešiteľom úloh, zamestnancom, ktorí vybavujú hlásenie poruchy (vrátane fotografie a polohy, ak ste ich priložili).
• Sprostredkovateľovi Brand Force s.r.o. (bod 2).
• Orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje zákon.

Údaje neposkytujeme na marketing a nepredávame ich.

6. Služby a knižnice tretích strán v aplikácii

• Google ML Kit (čítanie QR kódov) – knižnica spoločnosti Google, ktorá číta QR kód priamo v telefóne (schválenie prihlásenia). Googlu odosiela diagnostické údaje o svojom fungovaní: výrobcu, model a verziu systému telefónu, názov a verziu aplikácie, identifikátor inštalácie, ktorý nie je určený na identifikáciu používateľa ani zariadenia, výkonnostné údaje a chybové kódy. Obraz ani obsah QR kódu sa neodosiela. Podrobnosti: ML Kit – Data disclosure (otvorí sa v novom okne), Zásady ochrany súkromia Google (otvorí sa v novom okne).
• Google Play – inštaláciu a aktualizácie zabezpečuje Google podľa vlastných podmienok.

Aplikácia nepoužíva reklamné identifikátory, analytické nástroje na sledovanie správania, Firebase Analytics, Firebase Cloud Messaging ani hlásenie pádov aplikácie. Nepoužíva ani mapové služby tretích strán.

7. Oprávnenia aplikácie

Aplikácia nemá prístup ku kontaktom ani kalendáru v telefóne, ku galérii, súborom, mikrofónu, SMS ani k polohe na pozadí.

Upozornenia vznikajú v telefóne: aplikácia sa po prihlásení približne raz za 15 minút opýta servera mesta, či pribudli nové správy, pozvánky alebo úlohy, a ak áno, zobrazí upozornenie. Žiadna služba tretej strany (napríklad Google) pri tom nedostáva obsah ani informáciu o upozornení. Upozornenia si môžete vypnúť v Nastaveniach aplikácie alebo systému.

Povinný zámok: aplikácia zobrazuje osobné údaje obyvateľov a kolegov, preto ju vždy treba odomknúť biometriou alebo zámkom obrazovky telefónu (PIN, vzor, heslo). Na telefóne bez zámku obrazovky sa aplikácia neotvorí. Snímky obrazovky sú zablokované.

8. Ako dlho údaje uchovávame

V informačnom systéme mesta:

V telefóne: prihlasovacie tokeny, uložené údaje na prácu bez pripojenia (úlohy, kalendár, správy) a čakajúce správy a hlásenia sú uložené šifrovane a zmažú sa pri odhlásení alebo odinštalovaní aplikácie. Ak sa po ukončení relácie nikto neprihlási, neodoslané položky sa po čase z telefónu zmažú. Aplikácia nezálohuje svoje údaje do cloudu ani ich neprenáša pri prechode na nový telefón.

9. Bezpečnosť

• Komunikácia so serverom mesta je šifrovaná (HTTPS/TLS) s overením certifikátu servera (certificate pinning); nešifrované spojenie aplikácia nepovoľuje.
• Prihlasovacie údaje a uložené údaje sú v telefóne šifrované kľúčom v zabezpečenom úložisku Androidu.
• Povinný zámok aplikácie, zablokované snímky obrazovky, schvaľovanie prihlásení kľúčom viazaným na telefón a biometriu, prehľad a rušenie prihlásení v Nastaveniach.
• Prístup k údajom majú len oprávnení zamestnanci podľa svojej agendy.

10. Deti

Aplikácia je určená výhradne zamestnancom mesta (18+). Nie je určená deťom.

11. Vaše práva

Máte právo:

• na prístup k osobným údajom a na kópiu údajov,
• na opravu nesprávnych údajov (meno a telefón aj v aplikácii v Nastaveniach → Profil),
• na vymazanie údajov, ktoré mesto nemusí uchovávať podľa osobitných predpisov,
• na obmedzenie spracúvania,
• na prenosnosť údajov, ak sa spracúvajú na základe zmluvy,
• namietať spracúvanie založené na verejnom alebo oprávnenom záujme,
• podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk (otvorí sa v novom okne).

Práva uplatníte u správcu informačného systému mesta, e-mailom na dobsina@dobsina.sk, poštou na adresu mesta alebo osobne na mestskom úrade. Odpovieme do jedného mesiaca.

12. Zrušenie konta a vymazanie údajov

Služobné konto ruší správca informačného systému mesta, spravidla pri skončení pracovného pomeru. Požiadať oň môžete aj sami e-mailom na dobsina@dobsina.sk alebo u správcu informačného systému. Zrušené konto môže správca do 6 mesiacov obnoviť; potom sa údaje konta anonymizujú. Postup, čo sa zmaže a čo mesto uchováva, popisuje stránka Zrušenie konta.

13. Kontakt

14. Zmeny zásad

Zásady aktualizujeme pri každej zmene aplikácie, ktorá mení spracúvanie osobných údajov. Aktuálna verzia je vždy na tejto adrese.